Sie kennen das: In der heutigen Geschäftswelt spielt die E-Mail-Kommunikation eine zentrale Rolle. Der unangehme Nebeneffekt sind eine geradezu unüberschaubare Masse an ein- und ausgehenden E-Mails und überflutete Postfächer. Das führt häufig zu Stress. Für den Anwender selbst, für den es immer schwieriger wird, das E-Mail-Aufkommen zu managen und die benötigten Nachrichten in angemessener Zeit wiederzufinden. Für die IT, deren Mailserver und Storage-Systeme diese Menge schließlich sicher und übersichtlich archivieren müssen. 

Hinzu kommt, dass Unternehmen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen geschäftsrelevanter E-Mail-Inhalte einhalten müssen. So ist es wichtig, E-Mails auf Jahre rechtssicher aufzubewahren, damit Steuer- oder Betriebsprüfer jederzeit Zugriff auf die Daten erlangen können.

Unternehmen stehen hiermit schon bei der herkömmlichen E-Mail-Kommunikation vor zwei großen Herausforderungen: Eine sichere und übersichtliche Archivierung der E-Mails und eine gesetzeskonforme Aufbewahrung müssen gewährleistet sein.